Mnoho ľudí ma veľký problém so spracovávaním emailov, pritom sa len stačí držať nejakého systému a emaily budete spracovávať naozaj efektívne.

Základom jednoduchého systému, ktorý používam ja je pravidlo, že emaily, ktoré sa nachádzajú v Inboxe (Doručenej pošte) je potrebné nejako spracovať, spracované (vybavené) emaily ale ani spamy a podobné nepotrebné emaily sa v Inboxe nikdy nenachádzajú. Cieľom je teda prázdny Inbox.

Vždy, keď dostanem nový email, postupujem takto:

  1. ak si email nevyžaduje žiadnu akciu, tak ho zmažem alebo archivujem (presun do iného adresára v Outlooku)
  2. ak email vyžaduje akciu, ktorú som schopný vykonať ihneď, ako je delegácia (preposlanie na niekoho iného), rýchla odpoveď, vytvorenie udalosti v kalendári … vykonám ju ihneď a email zmažem alebo archivujem
  3. ak email vyžaduje časovo náročnejšiu akciu (typicky splnenie nejakej úlohy a informovanie odosielateľa) označím si ho ako úlohu. Po spracovaní opäť zmažem alebo archivujem email a označím úlohu ako dokončenú

Emaily označujem tagmi a archivujem do adresárov prevažne podľa projektov alebo oblastí. Nevyhnutným predpokladom fungovania tohto systému je samozrejme pravidelné vracanie sa k emailom z bodu 3 a ich spracovávanie

Aký systém na spracovávanie emailov používate vy?