Ako efektívne spracovávať emaily

Kategória: Názory, publikované: 09.08.2011, autor: Igor Kulman

Mnoho ľudí ma veľký problém so spracovávaním emailov, pritom sa len stačí držať nejakého systému a emaily budete spracovávať naozaj efektívne.

Základom jednoduchého systému, ktorý používam ja je pravidlo, že emaily, ktoré sa nachádzajú v Inboxe (Doručenej pošte) je potrebné nejako spracovať, spracované (vybavené) emaily ale ani spamy a podobné nepotrebné emaily sa v Inboxe nikdy nenachádzajú. Cieľom je teda prázdny Inbox.

Vždy, keď dostanem nový email, postupujem takto:

ak si email nevyžaduje žiadnu akciu, tak ho zmažem alebo archivujem (presun do iného adresára v Outlooku)
ak email vyžaduje akciu, ktorú som schopný vykonať ihneď, ako je delegácia (preposlanie na niekoho iného), rýchla odpoveď, vytvorenie udalosti v kalendári ... vykonám ju ihneďa email zmažem alebo archivujem
ak email vyžaduje časovo náročnejšiu akciu (typicky splnenie nejakej úlohy a informovanie odosielateľa) označím si ho ako úlohu. Po spracovaní opäť zmažem alebo archivujem email a označím úlohu ako dokončenú

Emaily označujem tagmi a archivujem do adresárov prevažne podľa projektov alebo oblastí. Nevyhnutným predpokladom fungovania tohto systému je samozrejme pravidelné vracanie sa k emailom z bodu 3 a ich spracovávanie

Aký systém na spracovávanie emailov používate vy?

Sledujte moje články: vybrali.sme.sk Linkuj.cz

Elegantný vesmír: preniknite do tajov fungovania vesmíru a teórie strún
Myslíte si, že celý svet sa skladá z atómov a molekúl? Atómy sa skladajú z elektrónov, protónov a neutrónov, sú to... čítať ďalej

PowerPivot: zaujímavý bezplatný BI nástroj
Microsoft okrem známeho komerčného softvéru poskytuje aj celé množstvo bezplatných a veľmi zaujímavých nástrojov,... čítať ďalej

Komentáre

RSS komentárov

Rozbaliť všetky

Martin Balog (27.11.11 - 08:42:06)

Robím s e-mailom takmer navlas rovnako. Skúšal som viac využívať funkcie Outlooku, ale toto zlyhávalo v čase keď som nebol pri tamtom počítači, konfigurovať Outlook na všetkých počítačoch pri ktorých sedávam mi prišlo strašne neproduktívne a stále zostal problém s prístupom cez mobil. Tak som väčšinu pošty presmeroval do gmailu kde viem pristúpiť takmer odvšadiaľ, tagujem a archivujem.